En una época en la que pasamos la mayor parte de nuestro tiempo en reuniones, donde estamos expuestos a las pantallas por muchas horas y, por ende, nos desconcentramos con facilidad, es importante ser capaces de administrar correcta y efectivamente la manera en que las dirigimos y participamos en las reuniones online.
Para lograrlo, es necesario que el intercambio de ideas sea inspirador para todos los involucrados. El objetivo es que consigamos mantener la atención de los presentes y aceptemos que la comunicación organizacional entró en un proceso de renovación lleno de desafíos, pero también de potencialidades que podemos aprovechar en beneficio de todo el equipo.
De acuerdo con estudios de Microsoft, entre febrero de 2020 y febrero de 2021, el tiempo dedicado a las reuniones de Teams se ha multiplicado 2.5 veces a nivel mundial, pasando de un promedio de 10 minutos a tener una extensión de 35 a 40 minutos.
Además, según el informe, un usuario de Teams envía un 45% más de mensajes por semana y responde fuera del horario laboral hasta en un 42% más.
Cómo lograr una comunicación efectiva online
En un contexto de colaboración cada vez más virtual, la efectividad de una reunión online depende de que la instancia logre imitar lo más posible a una presencial.
Para ello, es indispensable, como requisitos fundamentales: tener una buena calidad de imagen y sonido, que los puntos a tratar estén claros y, en cuanto a la convocatoria, de que solo asistan las personas que cumplan un rol específico para los objetivos de la reunión, teniendo claro cada integrante cuál será su participación en el evento.
Optimizar las reuniones
Más allá de sus objetivos puntuales, el propósito de las reuniones es mantener la cohesión y el sentido de pertenencia en el equipo, algo de especial importancia cuando se trabaja a kilómetros de distancia.
Sin embargo, programar reuniones muy a menudo o sin un propósito definido no es lo más saludable para las dinamicas relacionales de una organización. La falta de conversaciones más humanas que no tienen una estructura o pauta que seguir, puede generar realciones meramente transaccionales y con bajo valor para los miembros de los equipos.
Teniendo en cuenta lo anterior, a continuación, algunas maneras de optimizar las reuniones:
- Establecer un horario de inicio y de término: cuanto más cortas sean las reuniones, más efectiva será la interacción (entre 15 y 30 minutos es un rango adecuado).
- Toda reunión deberá responder a una agenda: los temas a tratar deberán quedar definidos previamente y abordarse en el orden establecido.
- Es conveniente hacer una recapitulación de ideas: al término de la junta es importante que queden claras las propuestas de mejora y las tareas que desempeñará cada miembro del equipo en la concreción de determinada meta.
Comunicación asertiva y concisa
Tanto en los mensajes escritos como en las interacciones vía Zoom, Google Meet, Skype o Teams es indispensable que tus mensajes sean breves, claros y que estén dirigidos a la persona indicada en el momento oportuno.
Por ejemplo, si se da una instrucción acerca de algún documento alojado en la nube, lo conveniente es que respaldes esa indicación con un mensaje de correo en el que se adjunte el enlace del documento en cuestión, y no que te refieras a este de una forma poco específica, como “El archivo que estuvimos revisando la semana pasada”.
De esta manera, evitarás confusiones y le facilitarás el trabajo al colaborador con quien estés tratando.
Aceptar retroalimentación
Hoy la hiperconectividad, la horizontalidad y el trabajo en red, abre un espacio y oportunidad para desarrollar dinámicas organizacionales más abiertas y con mayor velocidad en la toma de decisiones y desarrollo de procesos. Para esto es fundamental una cultura abierta a la retroalimentación que aprenda rápido de sus aciertos y sus errores. Entendiendo el feedback como un proceso inherente a cualquier sistema vivo, organización, equipo e individuo horizontales.
En HuX Consultores creemos que el desarrollo de los individuos potencia a las organizaciones, por lo que te entregamos herramientas para mejorar tus recursos de comunicación efectiva y los de tus colaboradores en el ámbito laboral.