No voy a negar que nosotros también hemos caído en simplificar esta realidad, y es que parece que verla es más complejo de lo que uno piensa. No basta con tomar la agenda, ordenarla usando la Matriz de Eisenhower, empezar a hacer reuniones efectivas, técnicas pomodoro, u otras que, no es que sean inútiles: simplemente apuntan a un problema distinto.
Tampoco voy a negar que, a efectos de ser precisos en esta columna, efectivamente sí hay gente que tiene el tiempo y lo usa mal, y que muy bien les vendría alguna de las técnicas anteriores. Sin embargo, lo grave hoy día está siendo que hay una gran cantidad de actividades que abordar en poco tiempo, y que, además, se entrometen una gran cantidad de los mal llamados “incendios”.
Estas últimas semanas, a raíz de nuestro trabajo, en HuxConsultores nos ha tocado trabajar con líderes que buscan más eficiencia, o que buscan mejorar la gestión, o que buscan mejorar su gestión del tiempo derechamente, y nos han aparecido frases como “de verdad que no puedo tener 10 minutos sin interrupciones”, “de verdad que hay días en que tengo más de 8-9 reuniones al día”, “de verdad que a veces tengo dos o incluso tres reuniones al mismo tiempo”, “de verdad que mi trabajo es así, no puedo parar a hacer cosas relevantes de mi rol”… y me parece que esto “de verdad está mal”.
Pero encontrar la solución es difícil. Verles la cara (y voz, y tono, y corporalidad) de angustia, nos hace pensar que no deben ser muchos los que ‘sacan la vuelta’ y que, principalmente, las tareas están sobrepasando la real capacidad de una persona para cumplirlas en el plazo que se dispone. Y así aparecen algunas luces, quizás vagas, para abordar este tema:
- Negociar plazos. No es nuevo que todos quieren todo rápido, que todos quieren ser prioridad, y todos tienen a alguien respirándole en la oreja esperando una respuesta. Se requieren líderes empoderados y colaborativos para establecer plazos respetuosos con sus posibilidades, y gestionar la ansiedad de sus clientes con elementos asociados a la calidad de servicio.
- Trabajar de manera ágil. No era una moda, de hecho, es una metodología muy necesaria. Hacer sprints cortos con tareas bien definidas y con claridad sobre el proceder de cada uno, permite no perder tiempo en acomodarse y dar una sensación mayor de resolutividad.
- Invertir tiempo para tener más tiempo. Con invertir, quiero referirme a dos cosas: una es automatizar funciones, correos, y apoyarse mucho en la IA. Hay tareas de bajo riesgo, y baja responsabilidad que perfectamente pueden ser simplificadas. La otra inversión clave es delegar. Sí, se pierde tiempo al delegar, porque hay que enseñar, pero es una inversión, pues esas personas pueden tomar no solamente la tarea delegada, sino que participar de esas reuniones de seguimiento, las mejoras futuras, y hacerse del desafío.
- Comunicarse mejor. Los cursos de comunicación son casi tan repetidos y viejos como los de gestión del tiempo, pero se requiere modernizar, y de una vez, instalar, la capacidad de hacer pedidos más concretos a la primera para que los chequeos sean menores. También, la posibilidad de declinar reuniones o actividades de forma asertiva pero responsable, y generar nuevos mecanismos para mantenernos informados, en seguimiento y participando. Finalmente, es clave comunicarse para poder, como dijo un participante, “atajar reuniones” y poder resolver sus necesidades sin necesidad de concretar la reunión.
- Flexibilizar con plazos. De alguna manera, algunos plazos, algunas prioridades, y algunas exigencias respecto a los SLA o calidad, pueden tomarse un respiro, y puede flexibilizarse alguno de ellos, priorizando cosas urgentes. Ante la posibilidad de flexibilizar, a muchos líderes les da vértigo soltar la calidad, o los tiempos de respuesta, pero ¿qué tal si instalan una flexibilización con plazo? Esto es, que digan, por ejemplo, “estos dos meses, no cumpliremos en 48 horas, sino que en 72”, PERO siempre debe retomarse el estado anterior al cumplirse el plazo, con rigurosidad.
No hay tiempo, este ritmo para muchos es insostenible y se requiere poner la pelota al piso, y tomar, de forma valiente, decisiones claves, que permitan reacomodar la carga laboral, cortar o repriorizar, invertir, flexibilizar y correr riesgos. Cuando uno dice que en estos tiempos hay que tolerar el error, no se refiere a faltas ortográficas, o a errores de formatos, sino que a atreverse a “cumplir menos” en algunas cosas, para “cumplir más” con aquellos desafíos prioritarios del negocio, y por supuesto, en relación con el bienestar de las personas.
No voy a negar que no es fácil, pero no podemos taparnos los ojos, y pretender resolverlo de la misma forma como se ha abordado siempre, pues no está dando resultados positivos.
Javier Pumarino
Líder de Proyectos
Equipo HUX
